Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Perheportaali, palvelun ylläpitäjä toimii rekisterinpitäjänä käyttäjien tilitietojen osalta. Perheen jäsenet toimivat omien perhesisältöjensä osalta yhteisrekisterinpitäjinä.

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: yhteydenottolomakkeen kautta.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasanan kryptografinen tiiviste (bcrypt), valinnainen syntymäpäivä, valinnainen profiilikuva.
• Perheen sisältö: käyttäjien lataamat kuvat ja videot, kalenteritapahtumat, viestit, muistot, muistiinpanot, dokumentit, kommentit ja reaktiot.
• Tekniset käyttötiedot: kirjautumisajat ja viimeisin kirjautumisen IP, sessioavaimet, kaksivaiheisen tunnistautumisen salaiset avaimet (kryptattu), dokumenttien lataus-/katselulokit (audit), CalDAV-laitesalasanojen viimeinen käyttöaika.
• Ilmoitusasetukset: per-tapahtuma valinta sähköposti/in-app -ilmoituksista.

Vaikka kaikki dokumentit salataan aina ja automaattisesti, emme suosittele tallentamaan Palveluun asiakirjoja, joissa näkyy erityisen arkaluontoista tietoa, kuten henkilötunnuksia, pankkitunnuksia tai terveystietoja. Sinä päätät itse, mitä sisältöä Palveluun lataat.

3. Käsittelyperuste ja käyttötarkoitus

Käsittelyn oikeudellinen peruste on sopimus (GDPR 6(1)(b)): tietojen käsittely on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi käyttäjälle. Tietoja käsitellään ainoastaan palvelun teknisen toiminnan, käyttäjien tunnistamisen, perheen sisällön säilyttämisen sekä tietoturvan varmistamiseksi.

Tietoja ei käytetä mainontaan, profilointiin eikä luovuteta kolmansille muutoin kuin viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

3 a. Kasvojentunnistus (vapaaehtoinen)

Voit halutessasi ottaa käyttöön kasvojentunnistuksen, joka auttaa löytämään kuvat joissa perheenjäsen esiintyy. Tämä käsittelee biometrista erityistietoa (GDPR 9 artikla), ja sen käsittelyperuste on nimenomainen suostumus (GDPR 9(2)(a)).

• Ominaisuus on oletuksena pois päältä, ja se otetaan käyttöön perhekohtaisesti pääkäyttäjän toimesta sekä jäsenkohtaisella suostumuksella.
• Kuvista lasketaan matemaattinen kasvotunniste (vektori), joka säilytetään salattuna ja vain EU:ssa. Tunnistus tehdään omalla palvelimellamme; kuvia tai tunnisteita ei lähetetä ulkopuolisille palveluille.
• Voit perua suostumuksen ja poistaa kasvotietosi milloin tahansa tilisi asetuksista. Tilin poisto poistaa myös kasvotunnisteet.
• Erityisesti lasten osalta tunnistus tehdään huoltajan suostumuksella.

4. Säilytys ja sijainti

Kaikki perheen tiedot, tietokanta, kuvat, dokumentit ja varmuuskopiot, säilytetään EU-alueella. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin tai EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mediatiedostot säilytetään S3-yhteensopivassa objektitallennuksessa, dokumentit omalla dedikoidulla levyllä salattuina levossa. Mediatiedostot tarjoillaan ainoastaan lyhytaikaisilla allekirjoitetuilla URL:eilla. Julkista ämpäriä ei käytetä.

Säilytysajat:

• Käyttäjätiedot: tilin elinkaaren ajan + 30 päivää poistopyynnön jälkeen.
• Roskakorissa olevat kohteet: 30 päivää, jonka jälkeen automaattipoisto.
• Audit-lokit (dokumenttien katselu/lataus): 24 kuukautta.
• Sähköposti-vahvistuslinkit: 60 minuuttia.
• Käyttäjän pyytämät vientipaketit (kuvat, dokumentit, viestit): 7 päivää, jonka jälkeen automaattipoisto.
• Varmuuskopiot: tallennamme palvelusi tietoja varmuuskopioissa enintään 90 päivän ajan primääritietojen poiston jälkeen. Tämä varmistaa että tahattomassa poistossa tai järjestelmävirheessä data on palautettavissa. Backup-kopiot säilytetään salattuina useassa eri sijainnissa EU-alueella.

5. Rekisteröidyn oikeudet

• Tarkastusoikeus: näet omat tilitietosi kohdassa Oma tili.
• Oikaisuoikeus: voit muokata nimeä, sähköpostia, syntymäpäivää ja profiilikuvaa milloin tahansa.
• Datan vienti: perheen admin voi viedä koko perheen datan (kuvat, viestit, dokumentit puretussa muodossa) ZIP-pakettina kohdassa Vienti.
• Tilin poisto: voit poistaa oman tilisi kohdassa Oma tili → Tilin poisto. Pyyntö estää kirjautumisen heti, ja 30 päivän kuluttua tilin tiedot poistetaan lopullisesti.
• Perheen poisto: perheen admin voi poistaa koko perheen kohdassa Asetukset → Vaarallinen. Sama 30 päivän viive.
• Valitusoikeus: sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos koet käsittelyn olevan vastoin tietosuojalainsäädäntöä.

6. Käyttäjän vastuu sisällöstä

Käyttäjä vastaa siitä, että hänen lataamansa sisältö (kuvat, dokumentit) ei loukkaa muiden yksityisyyttä tai tekijänoikeuksia. Perheen admin on vastuussa siitä, ettei perheeseen kutsuta henkilöitä, joilla ei ole oikeutta nähdä siellä olevaa sisältöä.

7. Henkilötietojen suoja

• Salasanat tallennetaan ainoastaan kryptografisina tiivisteinä (bcrypt).
• Dokumentit salataan levossa AES-256-CBC -salauksella.
• Mediatiedostoihin pääsee vain allekirjoitetuilla URL:eilla.
• Tukena vapaaehtoinen kaksivaiheinen tunnistautuminen (TOTP).
• Säännölliset varmuuskopiot EU-alueella, salattuina.

8. Tietoturvaloukkaukset

Mahdollisista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan asianomaisille käyttäjille viipymättä ja tarvittaessa tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa havainnosta.

9. Selosteen muutokset

Päivitämme selostetta tarvittaessa palvelun kehittyessä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille sähköpostitse vähintään 14 päivää ennen voimaantuloa.